情報のセキュリティ保護が重要なビジネスマターとなった現代、大企業では自社のファイル共有システムを利用していることも多いようです。フリーランスの方や、中小規模の企業でも、セキュアなファイルの送受信が課題となっていませんか。
情報漏えいは、起こしても、被害を受けても、企業生命に関わる大きな問題に発展するリスクがあります。それを回避するためにも、日々のデータ送受信におけるセキュリティ対策について、今一度確認しておきましょう。
安心・安全なパスワードの設定方法
送受信するファイルにおけるセキュリティ対策の第一歩は、「ファイルにパスワードを設定する（暗号化する）こと」です。文書自体にパスワードを設定するだけでなく、圧縮時にパスワードを設定する方法など、いくつかの選択肢があります。
Office文書なら「ドキュメントの暗号化」
Officeのアプリケーションであれば、直接ファイルにパスワードをかけることができます。暗号化する際に、データの拡張子が変わらないので、多くのスマホやタブレットでも、対応するアプリの使用によりデータの確認ができます。
複数ファイルはフォルダにまとめて「圧縮」時に暗号化
複数の書類・画像ファイルを送る場合は、1つのフォルダにまとめ、送信用に「圧縮」する際に暗号化するのがスムーズ。受信者は、圧縮ファイルを解凍する際に一度だけパスワードを入力すればOK。複数のファイルを見るためにそれぞれに、何度もパスワードを入れる必要がありません。
“安心な”パスワードを作るコツ
パスワードの作り方は、暗号化の過程で、最も重要なポイントです。パスワード自体が容易に想像できるものだと、情報漏えいのリスクは高いままです。普段、パスワードを設定する時、「自分の名前」「会社名」や「日付」などの組み合わせだけでパスワードを作っていませんか？
パスワード解析ソフトなども高度に進化しており、単純なものだと簡単に破られてしまうこともあり得ます。機密情報は、より厳重なパスワードで保護することが必要です。ここでは、解読されにくいパスワードの作り方のコツについてご紹介します。
“安心な”パスワードの作り方
●ついやっていませんか？ こんなパスワードはNG！
短すぎる文字列
1113（日付のみ）
yamada（担当者の名前）
project（案件名のみ）など
パスワード解析ソフトは、総当たりで文字列の組み合わせを試していくため、文字列が短いと、すぐに解析されてしまう可能性が高くなります。
単純な文字列の組み合わせ
Tanaka1220（担当者名と送信日の組み合わせ）
ABCABC（企業名の略称を繰り返し）
など
辞書に載っているような単語も避けた方が無難
chocolate
coffeecup
解析ソフトは、辞書に載っているような単語を優先して試していくので、危険度は高くなります。
●複雑なパスワードを付けるコツ
①：最低でも12文字以上の文字列にし、名前、場所、辞書に載っている単語は避ける
②：任意の文章を英文にし、その頭文字をつなげてパスワードとする
③：①、②を意識した上で、「for→4」「o→0（ゼロ）」「at→@」など、一部のアルファベットを数字や記号などで置き換える
上記のようなルールを決めることによって、複雑かつ「あとで容易に思い出せる」パスワードを作ることができます。
送信ファイルのセキュリティはOK！
では、送付・共有はどうする？
ファイル容量が小さいWordやExcelなどのOfficeドキュメントであれば、暗号化した上でメールに添付しても問題ないでしょう。この際、暗号化したファイルのパスワードは必ず別のメールで送るのが基本です。
しかし、１つのOfficeドキュメントでも、画像が大量に貼り込まれていると、1ファイルでも数十MBになることがあります。また、最近では大容量の画像・動画ファイルを送付するシーンも増えているので、メール添付が現実的ではない場合も多いでしょう。
ファイルを一時的にクラウドにアップし、相手にダウンロード用のURLを教える「ファイル転送サービス」も活用されていますが、送付可能人数が限られていたり、ファイルを保存できる期間が短く、長期間データを共有しておくという利用法には向きません。
自由度の高いデータ送信・共有方法をお探しの方におすすめなのが、オンラインストレージです。オンラインストレージならば、アップしたファイルはオンライン上にずっと保管しておけるので、「クラウドに自分専用のフォルダがある」ように使えます。また、データを共有することを念頭につくられているものも多く、大勢での共有が簡単なことも特徴のひとつです。
大容量データ送信、外出先からでも確実に。
安心・安全なクラウド・オンラインストレージ
「マイポケット」
オンラインストレージサービスには、さまざまな選択肢があります。海外を拠点とする無料サービスも多いですが、ビジネスで利用する場合、信頼性やサポートの充実度で不安なことも少なくありません。
クラウド・オンラインストレージ「マイポケット」は、NTTドコモが一括管理を行う安心かつ安全なサービスです。写真共有、データバックアップ、大容量ファイルの送信などの機能も充実しています。
マイポケット内のデータを常に最新にしておくために便利なのが、「自動バックアップツール」。フォルダを指定すれば、オンライン時に、そのフォルダ内の最新データを常にマイポケットに保存してくれます。だから、データのハンドリングミス対策も万全。古いデータを誤ってシェアすることもありません。
また、マイポケットならファイルの送信も簡単。
メールでは送ることのできないような、大容量のファイルでも簡単に送信可能。保存されているファイルのURLを通知するだけなので、送る側も受け取る側も、直接大きなファイルを扱う必要がありません。
URL送信の際には、ダウンロード時のパスワードを設定することも可能なので、セキュリティも万全です。
安心・安全な「マイポケット」。ビジネスデータの送受信にお困りの方は、ご検討なさってみてはいかがでしょうか。
